Sin documento
Aquí aparecerá la minuta lista para revisar, imprimir o firmar.
Documentos legales y corporativos para empresas colombianas. Llene un formulario, obtenga la minuta lista para firmar.
La versión de prueba genera documentos completos con una marca de agua. Al suscribirse, la marca desaparece.
Seleccione un documento de la biblioteca y complete los datos. La minuta se arma sola mientras escribe.
Aquí aparecerá la minuta lista para revisar, imprimir o firmar.
Marque lo que aplique a esta persona. Terminar el contrato de alguien con estabilidad laboral reforzada, sin autorización de la autoridad competente, hace el despido ineficaz y obliga al reintegro y a una indemnización de 180 días de salario.
Cada campo se convierte en una casilla del formulario. Toque «Insertar» para ponerlo dentro del texto.
# título · ## subtítulo · ##@ cláusula que se numera sola · · viñeta · **negrita** · {{campo}} inserta un dato. También tiene {{EMP_NOMBRE}}, {{EMP_NIT}}, {{EMP_CIUDAD}}, {{EMP_REP}}, {{EMP_CC}}, {{EMP_TEL}}, {{EMP_EMAIL}} y {{FECHA_LARGA}}. Una línea que solo tenga campos vacíos desaparece sola del documento.
Para enviar un documento que no requiere firma —un manual, un acta, una cuenta de cobro—. Si necesita que la persona lo firme, use «Enviar a firma».
El texto del documento va dentro del mensaje. Para enviarlo como archivo, descargue primero el Word o el PDF y adjúntelo desde su correo o su WhatsApp.
Estos datos se insertan automáticamente en todos los documentos. Se guardan solo en este dispositivo.
Los últimos 40 documentos generados en este dispositivo. Ábralos para reutilizar los datos.
Genere claves de suscripción para sus clientes. Solo usted debe conocer esta contraseña.
Lea el documento completo antes de firmar. Al final encontrará el formulario de firma.
Su firma queda registrada con fecha, hora y un código que permite verificar después que el documento no fue modificado.
Quien le envió este documento exige confirmar su identidad. Las imágenes quedan dentro del documento firmado que usted descarga y devuelve; no se suben a ningún servidor.
Si prefiere, tome una foto de su firma sobre papel blanco: la aplicación la recorta y la limpia.
Devuelva esta constancia a quien le envió el documento para que quede registrado su rechazo y el motivo.
Guarde su copia y devuelva la constancia a quien se lo envió. Sin ese paso, la otra parte no recibe su firma.
Se genera un enlace que lleva el documento adentro. No se sube a ningún servidor: viaja completo dentro del enlace.
La carta de presentación de la entidad: quién es, quién la gobierna, cómo están sus números y qué sabe hacer. Cada entidad tiene la suya.
Escriba lo que dice cada documento, tal como aparece en él. La aplicación los compara entre sí y contra los datos de la empresa, y le avisa cuando no coinciden — que es exactamente lo que revisa un banco, un cooperante o el SECOP antes de contratar.
Una persona por línea: nombre, cédula y calidad (principal o suplente).
Uno por línea: nombre, documento y participación si aplica.
Las fórmulas son las mismas del RUP (Decreto 1082 de 2015): con estas cifras el resultado debe coincidir con el certificado. Si no coincide, revise las cifras contra el RUP vigente.
Si ya los tiene, péguelos. Si no, el botón le propone un borrador construido con los datos de la entidad, para que usted lo ajuste con sus palabras.
Una línea por cargo: cargo — persona — a quién le reporta. Con eso la aplicación dibuja el organigrama.
Un servicio por bloque. Si no sabe por dónde empezar, el botón le arma la estructura con preguntas guía.
Estado de cada documento, vencimientos que se acercan, expediente por persona y cumplimiento normativo de la entidad.
Descarga un archivo que se abre en Google Calendar, Outlook o el calendario del celular. Las alertas dejan de vivir dentro de la aplicación: le llegan solas, con el recordatorio anticipado que usted elija.
En Google Calendar: Configuración → Importar y exportar → Importar. En Outlook: Archivo → Abrir y exportar → Importar. En el iPhone o Android basta con abrir el archivo.
Esta lista es una guía de cumplimiento construida sobre la normativa vigente a 2026. No reemplaza el concepto de un abogado ni una auditoría.
Lo que un inspector del Ministerio del Trabajo pide en una visita, en el orden en que lo pide. Con un botón se arma un solo archivo con todo lo que usted ya generó, con su índice y con la constancia de lo que falta.
Cada entidad tiene sus propios documentos, personal, pólizas y expedientes. Cambie de una a otra con un clic; lo que vea en el resto del panel será siempre el de la entidad activa.
Reúne todas las actas que usted ha generado en un solo libro, con folios consecutivos, índice y portada. El libro de actas del máximo órgano sí se sigue registrando en la cámara de comercio; el de junta directiva se lleva y se conserva, pero no se registra.
Los libros y las actas se conservan diez (10) años contados desde la última acta asentada en el libro (art. 28 de la Ley 962 de 2005).
El semáforo se calcula con lo que hay en este dispositivo. No mide la calidad jurídica de cada documento: mide si existe, si está vigente y si el procedimiento se completó.
Pólizas, SOAT, técnico-mecánica, cámara de comercio, RUT, ARL, licencias. La app le avisa antes de que se venzan, en el mismo panel de vencimientos.
Toma los salarios de los contratos que usted ya generó, aplica el aumento, avisa si alguno queda por debajo del mínimo y arma todos los otrosíes en un solo archivo.
Le llega un enlace por WhatsApp, la llena desde el celular y adjunta sus documentos. Usted recibe un código que carga los datos y un archivo con los soportes.
Pegue aquí el código que le envió el aspirante. Los datos quedan guardados y con un toque llenan cualquier contrato.
Arma de una sola vez el contrato y todo lo que va con él, y lo envía en un solo enlace para que la persona lo firme completo. Cada pieza queda registrada por separado en el panel.
Qué va en el paquete
El caso encadena la citación, los descargos, la decisión y, si procede, la terminación. Cada documento se arma con estos datos y el expediente completo se descarga en un solo archivo.
La entidad debe conservar el expediente durante los tres (3) años de prescripción de las acciones laborales. Sin él, en juicio no hay forma de probar que hubo debido proceso.
Prima, cesantías, intereses y vacaciones para todo el personal de una vez. Descuenta las licencias no remuneradas y las suspensiones que ya tenga registradas en Ausencias.
Los días se cuentan con meses de treinta (30) días, como manda la práctica liquidatoria colombiana. Las incapacidades, las vacaciones y las licencias remuneradas no descuentan días.
La ley eliminó el permiso previo del Ministerio, pero mantuvo la obligación de llevar este registro. Los porcentajes se aplican según la fecha en que se causó la hora.
El espejo de la vinculación, en el momento de más riesgo: primero los fueros, después las cuentas claras, y al final los documentos. En ese orden.
El paquete trae el acta de liquidación con paz y salvo y la certificación laboral. La carta de terminación se genera aparte, porque necesita los hechos con fecha y lugar — y pasa primero por la verificación de fueros.
El contratista es el único responsable de sus aportes, pero la ley le exige a usted verificarlos y conservar la evidencia (art. 26 de la Ley 1393 de 2010). Sin esa verificación, el pago no es deducible en renta y el riesgo de contrato realidad crece.
Regla vigente: IBC del 40% del valor mensualizado sin IVA (art. 89 de la Ley 2277 de 2022), piso de 1 y techo de 25 salarios mínimos, pago mes vencido. En riesgos IV y V la ARL la paga la entidad contratante.
Nadie puede ser despedido por bajo rendimiento sin este camino: dos requerimientos escritos con al menos ocho días entre sí, descargos y respuesta motivada (Decreto 1373 de 1966, compilado en el Decreto 1072 de 2015). Saltárselo vuelve el despido injusto.
El plan de mejoramiento es voluntario y no reemplaza los requerimientos. Y ojo: metas desproporcionadas o trato descalificador pueden configurar acoso laboral (Ley 1010 de 2006); las exigencias deben ser objetivas y generales.
Dos fechas mandan: el acta de destinación del excedente antes del 31 de marzo (art. 360 del ET) y la actualización del registro web a más tardar el 30 de junio — fecha que no se corre al día hábil siguiente aunque caiga festivo. Sin actualización, la entidad sale del régimen desde el 1 de enero de ese mismo año y tributa al 35%.
Registre cada donación y con un botón salen todos los certificados del artículo 257 del ET en un archivo, más el Excel que sirve de base para el formato 2532 de la actualización.
La actualización se presenta únicamente por el SI RTE-ESAL de la DIAN (formato 5245, tipo de proceso «Actualización»), con firma electrónica del representante legal. Verifique antes que el RUT tenga la responsabilidad 04.
Cada documento puede quedar marcado con su proyecto o contrato. Aquí los ve agrupados: todos los contratos de un CDI, de un convenio o de un programa, en el mismo lugar.
Escaneos, soportes, certificados: si Formaliza está instalada en el servidor de la organización, se suben allí y quedan disponibles desde cualquier equipo. Si no, se guardan dentro de la aplicación en este equipo.
Cuando Formaliza está instalado en su servidor, los documentos, los archivos y las hojas de vida quedan guardados allí y disponibles desde cualquier equipo. Las firmas llegan solas: ya no hay que pegar la constancia.
Cada persona entra con su propio correo y contraseña, y solo ve lo de su área.
Al desvincular a alguien, la pestaña Retiro le recuerda qué tiene pendiente por devolver, y el acta de liquidación sale con la lista.
La autoevaluación oficial se hace en diciembre con la Tabla de Valores del artículo 27 y se registra en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales (para la vigencia 2025: del 1 de marzo al 31 de julio de 2026, Circular 027 de 2026). Esta lista usa un porcentaje proporcional: le dice exactamente qué le falta.
Es el estándar de «descripción sociodemográfica» del SG-SST y casi nadie lo tiene. Cada persona llena una encuesta de dos minutos desde el celular y le devuelve un código; la app arma el perfil consolidado. Los datos individuales se quedan en este dispositivo; el informe sale agregado.
Todo el que ingresa —trabajador, contratista, aprendiz o voluntario— debe recibir inducción antes de empezar, y quedar la evidencia (parágrafo 2 del artículo 2.2.4.6.11 del Decreto 1072 de 2015). La constancia se envía a firma al celular de la persona, con los peligros de su cargo tomados de la matriz. La reinducción es obligatoria cuando cambian los procesos o los riesgos; hacerla cada año es la buena práctica que la app le sugiere.
La GTC 45 no es obligatoria: la ley exige una metodología que cubra todos los procesos, sedes y personas, hecha con participación de los trabajadores y actualizada al menos cada año. Empiece por las sugerencias de su tipo de operación y ajústelas.
Se formula en diciembre, arranca el 1 de enero y lo firman el empleador y el responsable del sistema. El botón le propone el plan base según su tamaño y sus peligros; usted lo ajusta.
La norma cambió: rige la Resolución 1843 de 2025 (derogó la 2346 de 2007). Los paga siempre el empleador, los practica un médico especialista con licencia, la historia clínica la custodia la IPS —usted guarda solo el concepto de aptitud— y el de egreso se hace dentro de los 5 días hábiles siguientes al retiro.
Los relojes corren desde el momento del evento: FURAT a la ARL y la EPS en 2 días hábiles; si es grave o mortal, también a la Dirección Territorial del Ministerio en 2 días hábiles; e investigación dentro de los 15 días (Resolución 1401 de 2007).
Fórmulas del artículo 30 de la Resolución 0312 de 2019, calculadas con lo registrado en Accidentes y en Ausencias. Los indicadores anuales (mortalidad, enfermedad laboral) se calculan sobre el año del mes elegido.
Los registros de capacitación, de entrega de EPP, los conceptos de los exámenes y las mediciones ambientales se conservan veinte (20) años contados desde el retiro de cada trabajador (artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015).
El artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a todo empleador a llevar un registro especial de vacaciones con la fecha de ingreso, la de inicio y terminación del disfrute y la remuneración pagada. Esta pantalla es ese registro: expórtelo cuando se lo pidan.
Descargue el archivo de respaldo y guárdelo en su carpeta de Google Drive, OneDrive o Dropbox. Contiene los datos de su empresa, el membrete, el registro de documentos y sus favoritos. Para pasarlo a otro computador, restáurelo allá.
Elija una vez la carpeta de Google Drive o OneDrive que tiene en su computador. Cada vez que genere un documento, el respaldo se guarda solo y su nube lo sincroniza. Disponible en Chrome, Edge y Opera de escritorio.
El respaldo se queda en su computador y en su propia nube. No se sube a ningún servidor nuestro: nosotros nunca vemos los datos de su empresa ni los de su personal.
Cálculo aproximado sobre año comercial de 360 días. Verifíquelo antes de pagar: las novedades de nómina, licencias y salario variable lo modifican.
Toma dos minutos. Sus respuestas sirven para construir el perfil del equipo que exige el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo; el informe se presenta consolidado, no persona por persona.
Devuelva el código por WhatsApp: es lo que carga sus respuestas.
Llénela desde su celular. Al terminar le damos un código que debe devolver por WhatsApp, y un archivo con todo lo que adjuntó.
Tome una foto de cada uno. Se guardan dentro del archivo que usted descarga; no se suben a ningún servidor.
Falta un paso: devolverla. Haga las dos cosas.
Un archivo con los datos de todos los empleados y, de una sola vez, todos los documentos generados y listos para enviar a firma.