Sin documento
Aquí aparecerá la minuta lista para revisar, imprimir o firmar.
Lo que usted escriba entra directo al sistema de la entidad. No necesita usuario ni contraseña.
Revise lo que llegó. Si algo no llegó completo o llegó en mal estado, cambie la cantidad recibida y escriba la novedad.
Al enviar, su nombre y su cédula quedan como firma del recibido, con la fecha, la hora y el equipo desde el que firmó.
Solo el total de raciones entregadas. No se piden datos de los niños.
Lo que usted envía entra directo al sistema de la bodega. No necesita usuario ni contraseña.
Documentos legales y corporativos para empresas colombianas. Llene un formulario, obtenga la minuta lista para firmar.
Para cambiar su contraseña primero hay que comprobar que la cuenta es suya. Escriba su correo y su cédula, o el NIT de su entidad. El código de un solo uso le llega al administrador de su entidad, que se lo entrega a usted.
Cree su cuenta. Después le pide ingreso a su entidad y el administrador lo aprueba.
La versión de prueba genera documentos completos con una marca de agua. Al suscribirse, la marca desaparece.
Todo lo que vence, en un solo lugar. Cada tarjeta y cada línea llevan al módulo donde se resuelve.
Seleccione un documento de la biblioteca y complete los datos. La minuta se arma sola mientras escribe.
Aquí aparecerá la minuta lista para revisar, imprimir o firmar.
Marque lo que aplique a esta persona. Terminar el contrato de alguien con estabilidad laboral reforzada, sin autorización de la autoridad competente, hace el despido ineficaz y obliga al reintegro y a una indemnización de 180 días de salario.
Cada campo se convierte en una casilla del formulario. Toque «Insertar» para ponerlo dentro del texto.
# título · ## subtítulo · ##@ cláusula que se numera sola · · viñeta · **negrita** · {{campo}} inserta un dato. También tiene {{EMP_NOMBRE}}, {{EMP_NIT}}, {{EMP_CIUDAD}}, {{EMP_REP}}, {{EMP_CC}}, {{EMP_TEL}}, {{EMP_EMAIL}} y {{FECHA_LARGA}}. Una línea que solo tenga campos vacíos desaparece sola del documento.
Para enviar un documento que no requiere firma —un manual, un acta, una cuenta de cobro—. Si necesita que la persona lo firme, use «Enviar a firma».
El texto del documento va dentro del mensaje. Para enviarlo como archivo, descargue primero el Word o el PDF y adjúntelo desde su correo o su WhatsApp.
Quién puede entrar a esta empresa, con qué módulos y en qué proyectos.
Personas que pidieron acceso a esta empresa y esperan aprobación.
La aplicación le genera una contraseña temporal que usted le entrega a la persona (el servidor no envía correos). Al entrar, deberá cambiarla. Si el correo ya tiene cuenta en otra empresa de la plataforma, solo se le da acceso a esta y conserva su contraseña.
Aquí se le cambia el rol, los módulos o los proyectos a alguien que ya está adentro, y se le asigna una contraseña temporal cuando la olvidó.
Escriba la que tiene hoy y la nueva. Mínimo ocho caracteres.
Estos datos se insertan automáticamente en todos los documentos. Se guardan solo en este dispositivo.
Los últimos 40 documentos generados en este dispositivo. Ábralos para reutilizar los datos.
Genere claves de suscripción para sus clientes. Solo usted debe conocer esta contraseña.
Lea el documento completo antes de firmar. Al final encontrará el formulario de firma.
Su firma queda registrada con fecha, hora y un código que permite verificar después que el documento no fue modificado.
Quien le envió este documento exige confirmar su identidad. Las imágenes quedan dentro del documento firmado que usted descarga y devuelve; no se suben a ningún servidor.
Escoja el trazo que más se parezca a su firma. Queda registrado que firmó escribiendo su nombre.
Si prefiere, tome una foto de su firma sobre papel blanco: la aplicación la recorta y la limpia.
Devuelva esta constancia a quien le envió el documento para que quede registrado su rechazo y el motivo.
Guarde su copia y devuelva la constancia a quien se lo envió. Sin ese paso, la otra parte no recibe su firma.
Se genera un enlace que lleva el documento adentro. No se sube a ningún servidor: viaja completo dentro del enlace.
Todo lo que la entidad sabe de esta persona, reunido. Sale de los módulos; no se guarda aparte.
La misma persona escrita dos veces hace que los números no cuadren y que el expediente salga partido. Aquí se unen: se conserva la ficha más completa y se le suma lo que le falte de la otra.
La aplicación tiene veintiún módulos. Escoja su oficio y le mostramos solo lo que usa; el resto queda a un clic, en «Ver todo». Esto no cambia sus permisos: solo ordena la pantalla.
Un nombre, una cédula, un radicado, un producto, un lote, un convenio. La aplicación mira en todos los módulos y lo lleva al sitio donde está.
Expedido por la entidad como soporte de la capacitación de la Resolución 2674 de 2013. Imprímalo en papel grueso y plastifíquelo. Mide lo mismo que una cédula.
Lo que pasó mientras usted no estaba y necesita una decisión suya. Cada aviso trae el botón que lo lleva a resolverlo.
La carta de presentación de la entidad: quién es, quién la gobierna, cómo están sus números y qué sabe hacer. Cada entidad tiene la suya.
Escriba lo que dice cada documento, tal como aparece en él. La aplicación los compara entre sí y contra los datos de la empresa, y le avisa cuando no coinciden — que es exactamente lo que revisa un banco, un cooperante o el SECOP antes de contratar.
Cada documento con su fecha y ante quién se responde. La aplicación calcula cuáles están por vencer y cuáles ya se vencieron. A los certificados que los pliegos suelen pedir recién expedidos se les calcula la vigencia sola.
Una persona por línea: nombre, cédula y calidad (principal o suplente).
Uno por línea: nombre, documento y participación si aplica.
Las fórmulas son las mismas del RUP (Decreto 1082 de 2015): con estas cifras el resultado debe coincidir con el certificado. Si no coincide, revise las cifras contra el RUP vigente.
Si ya los tiene, péguelos. Si no, el botón le propone un borrador construido con los datos de la entidad, para que usted lo ajuste con sus palabras.
Una línea por cargo: cargo — persona — a quién le reporta. Con eso la aplicación dibuja el organigrama.
Reúne todo lo anterior en un solo documento: identificación, vigencias, órganos, experiencia valorada en salarios mínimos, indicadores financieros e identidad. Es lo que se adjunta a una licitación o se le manda a un cooperante.
Un servicio por bloque. Si no sabe por dónde empezar, el botón le arma la estructura con preguntas guía.
Cada módulo es una parte del trabajo, con sus propias pantallas y sus propios permisos. Están todos en la barra de la izquierda; aquí se ven con lo que hace cada uno.
Descarga un archivo que se abre en Google Calendar, Outlook o el calendario del celular. Las alertas dejan de vivir dentro de la aplicación: le llegan solas, con el recordatorio anticipado que usted elija.
En Google Calendar: Configuración → Importar y exportar → Importar. En Outlook: Archivo → Abrir y exportar → Importar. En el iPhone o Android basta con abrir el archivo.
Las alertas no se cuelgan de la póliza sino de cada amparo. El amparo de salarios y prestaciones sobrevive tres años a la terminación del contrato y el de calidad lo que se haya pactado: si se vigila solo la póliza, se vencen amparos sin que nadie se entere.
Se escribe una vez lo que se necesita y se le manda igual a todos, para poder comparar de verdad. Después se registra lo que cada uno ofreció y la aplicación las pone lado a lado.
Escoja a la persona y el tipo de vínculo: la aplicación dice qué falta para que el expediente esté completo y por qué norma se pide. Mientras falte un anexo obligatorio la vinculación no se puede dar por cerrada.
Esta lista es una guía de cumplimiento construida sobre la normativa vigente a 2026. No reemplaza el concepto de un abogado ni una auditoría.
Cada entidad tiene sus propios documentos, personal, pólizas y expedientes. Cambie de una a otra con un clic; lo que vea en el resto del panel será siempre el de la entidad activa.
Reúne todas las actas que usted ha generado en un solo libro, con folios consecutivos, índice y portada. El libro de actas del máximo órgano sí se sigue registrando en la cámara de comercio; el de junta directiva se lleva y se conserva, pero no se registra.
Los libros y las actas se conservan diez (10) años contados desde la última acta asentada en el libro (art. 28 de la Ley 962 de 2005).
Una ESAL existe frente a terceros por lo que dice su certificado, no por lo que dicen sus actas. Si un nombramiento no se inscribió, quien firma no es el representante legal para el banco, para el ICBF ni para un juez. Aquí queda el rastro de cada radicación, con su fecha y su número.
Quién ocupa cada cargo hoy, desde cuándo y hasta cuándo. Cuando un período se vence, el órgano queda de hecho y cualquier decisión suya es atacable.
La renovación de la matrícula y del registro de entidades sin ánimo de lucro se hace entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año. No renovar no disuelve la entidad, pero sí la deja sin certificado vigente: sin eso no hay contrato con el Estado, ni cuenta bancaria, ni convenio.
Un proceso que nadie está mirando es el que se pierde por no contestar a tiempo. Aquí queda cada uno con su término, su responsable y su próxima actuación: la aplicación le avisa antes, no después.
Términos que más se pierden: diez (10) días para contestar la demanda laboral ordinaria (art. 74 del CPTSS), dos (2) días para contestar una tutela salvo que el juez dé otro, y el que fije el auto en las querellas del Ministerio. La aplicación no los calcula sola: escriba la fecha del término y ella se lo recuerda.
El semáforo se calcula con lo que hay en este dispositivo. No mide la calidad jurídica de cada documento: mide si existe, si está vigente y si el procedimiento se completó.
Pólizas, SOAT, técnico-mecánica, cámara de comercio, RUT, ARL, licencias. La app le avisa antes de que se venzan, en el mismo panel de vencimientos.
Toma los salarios de los contratos que usted ya generó, aplica el aumento, avisa si alguno queda por debajo del mínimo y arma todos los otrosíes en un solo archivo.
Se registran una vez, aquí, y de esta lista salen todas las demás pantallas: la cobertura de la bodega, los pedidos, las sesiones de formación, los manipuladores y las PQRS. Escribir la misma sede de dos formas distintas es la causa número uno de que los números no cuadren.
Un lote es cada pedazo de tierra que se trabaja aparte, y un galpón cuenta igual que un lote. Todo lo demás —labores, insumos, producción y venta— se cuelga de aquí, que es lo que después permite saber si el lote dio o no dio.
Cada jornal que se paga queda contra un lote. Sin esto el costo de la finca es un bulto que no se puede repartir, y no se sabe cuál lote está costando más de lo que da.
Cosecha, leche, huevos: se anota el día que salió, no el día que alguien se acuerda. Quien está en el campo puede reportarlo desde el celular con el enlace de la finca y entra derecho aquí.
Cada aplicación fija una fecha antes de la cual ese lote no se puede cosechar. La aplicación la calcula y avisa: cosechar antes de tiempo es lo que hace que un lote se rechace en el laboratorio.
Una sola hoja por persona. Los contratos, la nómina, las ausencias, la cooperativa y la formación la leen de aquí: se corrige el teléfono en un lado y queda corregido en todos. Es lo que evita tener a la misma persona escrita de cuatro maneras distintas.
La aplicación busca en contratos, ausencias, nómina, cooperativa y formación, y arma la ficha de cada persona que encuentre. No pisa lo que usted ya haya corregido a mano: solo llena lo que esté vacío.
Suba la nómina o el listado de personal tal como lo tiene: la aplicación busca sola la fila de títulos y reconoce las columnas (nombre o nombres y apellidos, cédula, cargo, sede, municipio, salario o valor, fecha de ingreso, EPS, pensión, caja, banco, cuenta, celular, correo). Lee todas las hojas del archivo. Las personas quedan en la empresa en la que está trabajando ahora. Antes de guardar le muestra qué va a hacer.
La lista sale del personal que ya tiene contrato generado o ausencias registradas. Lo que se escriba aquí lo usan la nómina, la supervisión y los avisos del panel: se escribe una vez.
Quien vaya a trabajar con niñas, niños o adolescentes no puede ser contratado si tiene condena por delitos sexuales contra menores, y la entidad debe verificarlo antes de contratar y cada cuatro (4) meses mientras dure la relación (art. 4 de la Ley 1918 de 2018). No hacerlo cuesta entre 50 y 500 salarios mínimos, y la sanción la impone el ICBF (art. 5).
Un coordinador que trabaja mitad en el CDI Bello y mitad en el de Copacabana se cobra por mitades. Si no queda escrito, la misma persona se le cobra completa a los dos convenios y eso es un hallazgo de la interventoría. La suma tiene que dar cien.
Lo que se descuenta todos los meses además de salud y pensión. La aplicación aplica sola los topes del Código Sustantivo: el salario mínimo no es embargable (art. 154), del excedente solo se puede embargar una quinta parte (art. 155), y para cooperativas y pensiones alimenticias el tope sube al 50 % de todo el salario (art. 156).
Solo si la persona la causa. La aplicación usa el procedimiento 1 del artículo 385 del Estatuto Tributario y la tabla del artículo 383, depurando los aportes obligatorios y la renta exenta del 25 %. Es un cálculo de apoyo: el responsable de la retención sigue siendo la entidad.
UVT 2026: $52.374 (Resolución DIAN 000238 del 15 de diciembre de 2025). Salario mínimo 2026: $1.750.905. Auxilio de transporte: $249.095.
Este registro alimenta la convocatoria, el contrato, la matriz de peligros, el profesiograma de exámenes médicos, la clase de riesgo de la ARL y la evaluación de desempeño. Hoy esa información se vuelve a escribir en cada sitio; aquí queda una vez.
Lo que se le enseña a un agente educativo de un CDI no es lo mismo que a una madre comunitaria de un FAMI. Escoja la modalidad y el perfil y la aplicación arma el contenido, con la norma que lo sustenta.
La inducción al ingresar es obligatoria y se prueba con acta y listado de asistencia (Estándar 3). El protocolo de alertas de amenaza o vulneración de derechos hay que reforzarlo cada tres meses, y también con acta.
Al final de la inducción, para saber si de verdad quedó. Se arma con preguntas del banco, se responde aquí mismo y queda la nota con la fecha.
El carné sanitario que expedía la secretaría de salud ya no existe. La Resolución 2674 de 2013 le puso la obligación al establecimiento: un plan de capacitación escrito (art. 13), al menos 10 horas al año por manipulador (art. 12) y una certificación médica de aptitud para manipular alimentos (art. 11). En el PAE, el Anexo 5 de la Resolución 0003 de 2026 de la UApA repite las 10 horas.
El carnet y el certificado que salen de aquí los expide {{}}la entidad como soporte de esa capacitación. Sirven para mostrarle al interventor, al cliente y a la autoridad sanitaria que la persona está capacitada; no reemplazan el examen médico ni son un documento de una autoridad de salud.
Es un requisito aparte de la capacitación y se renueva al menos una vez al año. Sin ella el carnet no se emite.
Estos enlaces van al sitio del ICBF. Los documentos cambian: el marco de los manuales operativos fue reemplazado en noviembre de 2024 por los manuales técnicos MT1, MT2 y MT3. Si va a citar una norma en un documento que firme, ábrala y confirme la versión ese día.
Es el papel que autoriza la vacante. Si el cargo ya tiene perfil, trae solas las funciones, los requisitos y la remuneración: no hay que volver a escribirlas.
El texto sale listo para pegar en redes y en portales de empleo, y la pieza gráfica se descarga en PNG. La publicación automática no es posible: Meta y LinkedIn exigen verificación de empresa y los portales colombianos no tienen conexión abierta.
Preguntas propias, por cargo. Las de conocimiento se califican solas; las situacionales las lee usted. Escriba casos con datos de sus proyectos: es lo que hace que una respuesta genérica se note.
Pegue aquí el código que le devuelve el aspirante al terminar.
Le llega un enlace por WhatsApp, la llena desde el celular y adjunta sus documentos. Usted recibe un código que carga los datos y un archivo con los soportes.
Pegue aquí el código que le envió el aspirante. Los datos quedan guardados y con un toque llenan cualquier contrato.
Arma de una sola vez el contrato y todo lo que va con él, y lo envía en un solo enlace para que la persona lo firme completo. Cada pieza queda registrada por separado en el panel.
Qué va en el paquete
Cada tipo trae su término de respuesta. Los de la Ley 1755 de 2015 aplican de lleno a las autoridades; a los particulares les aplican cuando prestan una función o un servicio público, que es el caso de quien opera un contrato del Estado. Fuera de eso, el término lo fija su reglamento: la aplicación usa estos como base.
La Ley 1581 de 2012 obliga a saber qué datos tiene, para qué, dónde y hasta cuándo. Sin este inventario no se puede hacer el registro ante la Superintendencia ni responder a un titular.
La consulta se responde en diez días hábiles, prorrogables cinco. El reclamo en quince hábiles, prorrogables ocho. Son los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y no se pueden alargar por acuerdo interno.
Una pérdida, un acceso indebido o un envío equivocado de datos personales se reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio. Deje el registro aunque parezca menor.
El caso encadena la citación, los descargos, la decisión y, si procede, la terminación. Cada documento se arma con estos datos y el expediente completo se descarga en un solo archivo.
La entidad debe conservar el expediente durante los tres (3) años de prescripción de las acciones laborales. Sin él, en juicio no hay forma de probar que hubo debido proceso.
Toma el personal con salario registrado, le aplica las novedades que los coordinadores cargaron en Supervisión y las horas extras del período, y saca el devengado, las deducciones y el neto de cada uno. Los aportes del empleador se calculan con las mismas reglas del módulo de seguridad social.
Lo que esta pantalla no hace: no genera la planilla PILA —esa la emite el operador de información— ni la nómina electrónica de la DIAN, que exige un proveedor autorizado. Sirve para liquidar, dejar el soporte firmado y tener las cifras listas para cargarlas donde corresponda.
Prima, cesantías, intereses y vacaciones para todo el personal de una vez. Descuenta las licencias no remuneradas y las suspensiones que ya tenga registradas en Ausencias.
Los días se cuentan con meses de treinta (30) días, como manda la práctica liquidatoria colombiana. Las incapacidades, las vacaciones y las licencias remuneradas no descuentan días.
La ley eliminó el permiso previo del Ministerio, pero mantuvo la obligación de llevar este registro. Los porcentajes se aplican según la fecha en que se causó la hora.
El espejo de la vinculación, en el momento de más riesgo: primero los fueros, después las cuentas claras, y al final los documentos. En ese orden.
El paquete trae el acta de liquidación con paz y salvo y la certificación laboral. La carta de terminación se genera aparte, porque necesita los hechos con fecha y lugar — y pasa primero por la verificación de fueros.
El aporte no se calcula igual para un trabajador, un salario integral, un contratista o un aprendiz. Aquí se ve quién paga qué y sobre qué base.
La afiliación a la ARL debe quedar hecha el día anterior al inicio: el amparo arranca el día siguiente a la afiliación. Sin eso, un accidente del primer día lo asume la entidad.
Sale de lo que los coordinadores registraron en Supervisión. Es lo que se digita en el operador de información: la aplicación no reemplaza al operador, le prepara el trabajo.
Sale de lo que se registró en Ausencias. La entidad le paga al trabajador y después le cobra a quien corresponde: los días 1 y 2 de la enfermedad general son suyos y no se recobran; del 3 al 90 los reconoce la EPS al 66,67 %; del 91 al 180 la EPS al 50 %; del 181 al 540 el fondo de pensiones; y las de origen laboral las paga la ARL al 100 % desde el día siguiente al accidente.
Presentada la solicitud, la EPS tiene quince (15) días hábiles para reconocer y liquidar y cinco (5) días más para pagar (Decreto 1427 de 2022). Si la glosan, hay que subsanar: el derecho prescribe a los tres (3) años (art. 151 del CPTSS y art. 488 del CST) y esos tres años corren desde que la prestación se hizo exigible, no desde que usted se acordó.
Para que la EPS reconozca se necesitan al menos cuatro (4) semanas cotizadas inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad, la incapacidad transcrita, y la historia clínica o epicrisis cuando la expidió un médico no adscrito a la red. Sin esos soportes la glosa es segura.
El contratista es el único responsable de sus aportes, pero la ley le exige a usted verificarlos y conservar la evidencia (art. 26 de la Ley 1393 de 2010). Sin esa verificación, el pago no es deducible en renta y el riesgo de contrato realidad crece.
Regla vigente: IBC del 40% del valor mensualizado sin IVA (art. 89 de la Ley 2277 de 2022), piso de 1 y techo de 25 salarios mínimos, pago mes vencido. En riesgos IV y V la ARL la paga la entidad contratante.
Nadie puede ser despedido por bajo rendimiento sin este camino: dos requerimientos escritos con al menos ocho días entre sí, descargos y respuesta motivada (Decreto 1373 de 1966, compilado en el Decreto 1072 de 2015). Saltárselo vuelve el despido injusto.
El plan de mejoramiento es voluntario y no reemplaza los requerimientos. Y ojo: metas desproporcionadas o trato descalificador pueden configurar acoso laboral (Ley 1010 de 2006); las exigencias deben ser objetivas y generales.
Dos fechas mandan: el acta de destinación del excedente antes del 31 de marzo (art. 360 del ET) y la actualización del registro web a más tardar el 30 de junio — fecha que no se corre al día hábil siguiente aunque caiga festivo. Sin actualización, la entidad sale del régimen desde el 1 de enero de ese mismo año y tributa al 35%.
Registre cada donación y con un botón salen todos los certificados del artículo 257 del ET en un archivo, más el Excel que sirve de base para el formato 2532 de la actualización.
La actualización se presenta únicamente por el SI RTE-ESAL de la DIAN (formato 5245, tipo de proceso «Actualización»), con firma electrónica del representante legal. Verifique antes que el RUT tenga la responsabilidad 04.
La actividad financiera de una cooperativa multiactiva es exclusivamente con sus asociados (arts. 39 y 41 de la Ley 454 de 1998). Aquí queda quién es asociado, desde cuándo y con qué acta: sin eso no se le puede prestar ni recibirle ahorro.
Los aportes sociales son patrimonio de la cooperativa y quedan afectados como garantía de lo que el asociado deba (art. 49 de la Ley 79 de 1988); solo se devuelven por retiro, exclusión o muerte. El ahorro es otra cosa: es un depósito, y para recibirlo hace falta autorización previa de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Aplica de una vez el aporte y el ahorro mensual de todos los asociados activos. Es lo que se descuenta por nómina.
La aplicación hace el estudio con dos topes que no son negociables: la tasa no puede pasar de la usura (art. 305 del Código Penal) y, si se paga por libranza, al asociado le tiene que quedar al menos la mitad de su neto después de las deducciones de ley (num. 5 del art. 3 de la Ley 1527 de 2012).
El fondo de solidaridad se alimenta de los excedentes —mínimo el 10 %, art. 54 de la Ley 79 de 1988— y es un pasivo que se agota. No puede quedar en rojo: la aplicación no deja aprobar un auxilio que no cabe en el saldo.
La cooperativa no puede ser agencia de seguros: el artículo 41 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero no la incluye entre quienes pueden dirigir una agencia colocadora. Lo que sí puede es ser tomador de una póliza colectiva contratada con una aseguradora vigilada, recaudarle la prima al asociado y trasladarla. Aquí se lleva ese recaudo, no una comisión.
Del excedente del ejercicio hay que separar, como mínimo, 20 % a la reserva de protección de aportes, 20 % al fondo de educación y 10 % al fondo de solidaridad. Es la mitad del excedente y no es opcional. El resto lo decide la asamblea.
La tasa máxima la certifica la Superintendencia Financiera y cambia todos los meses. Escríbala aquí cada vez que salga la resolución nueva: la aplicación no la puede adivinar, y prestar por encima es delito.
Antes de la primera compra: quién es, qué documentos entregó y quién verificó que no está en listas restrictivas. Esa verificación la hace usted —la aplicación no consulta ninguna lista— y aquí queda la constancia de que se hizo, con fecha y responsable.
La orden numerada, el recibo a satisfacción y el pago, en un solo renglón. Sin acta de recibo no debería salir el pago: es lo primero que pregunta una auditoría del ICBF o de una alcaldía.
Esto es lo que en el Excel era la minuta patrón. Se escribe una sola vez por modalidad: qué lleva cada día del ciclo y cuánto de cada cosa por ración. De aquí sale, sin volver a teclear nada, lo que hay que despachar a cada sede y lo que hay que comprarle al proveedor.
Cuántos cupos atiende cada unidad de servicio y bajo qué modalidad. Es la otra mitad de la cuenta: gramaje por ración, por cupos, por días de despacho.
Cada sede tiene su propio enlace. Con él, quien recibe en la sede —sin usuario ni contraseña— firma con el dedo el recibido de la remisión, reporta las raciones entregadas en el día y avisa novedades. Todo entra solo a esta bodega. Si un enlace llega a manos equivocadas, cámbielo: el anterior deja de funcionar.
La cuenta que en el Excel había que arrastrar celda por celda. Escoja la modalidad, desde qué día del ciclo arranca el despacho y cuántos días cubre: la aplicación multiplica gramaje por cupos por días, le suma la merma y arma el consolidado de compra y el pedido de cada sede.
Un pedido es lo que se le va a entregar a una unidad de servicio para un período de consumo. De aquí sale lo que hay que comprar, lo que hay que alistar y la remisión que firma quien recibe.
Lo que entra a la bodega, contra lo que se pidió. Aquí se anota lo que llegó de menos y lo que se rechazó, con el motivo: eso es lo que sostiene una nota crédito y lo que pide una auditoría de calidad.
De la orden de empaque sale el despacho, y del despacho sale el comprobante de entrega. Sin comprobante firmado por quien recibe en la unidad, la entrega no está probada y el pago se cae en la interventoría.
El saldo sale de lo que entró por recibos menos lo que salió por despachos. No hay una hoja aparte que alguien tenga que cuadrar a mano: si el saldo está mal, es que falta registrar un movimiento.
Cada sede reporta desde el celular, con el enlace de la sede, cuántas raciones entregó en el día por modalidad y tiempo de comida. Solo totales: ningún dato de los niños. Si reporta dos veces el mismo día y tiempo de comida, vale el último.
Para la sede que no tiene celular o reportó por otra vía.
Suspensiones del servicio, cambios de cupos, faltantes en la entrega, producto en mal estado, cambios de menú. Las que la sede avisa desde su enlace, y los faltantes que marca al firmar la remisión, llegan aquí solas.
Cuando una sede debe servir un menú distinto al del ciclo —por una condición de salud o por pertinencia étnica o cultural— se registra aquí con su vigencia, y se programa la visita que verifica que se está sirviendo. Aquí solo va el número de beneficiarios: los nombres y los soportes médicos se guardan en el expediente, no en esta lista.
Un convenio con el ICBF, con una alcaldía o con una gobernación tiene reglas propias: aporte mínimo de la entidad sin ánimo de lucro, supervisión, informes periódicos y un plazo de liquidación que vence. Aquí queda el expediente vivo del convenio, no solo sus documentos.
Cada entrega al ICBF o a la alcaldía queda aquí con su período y su valor. De esto sale el informe de supervisión y la cuenta de la ejecución.
Cada obligación del contrato con su fecha. Es lo que la interventoría revisa una por una y lo que se anexa al acta de liquidación. Una obligación sin fecha es una obligación que nadie va a cumplir.
Cupos, beneficiarios, raciones, visitas: lo que se prometió y lo que va. Con esto el avance físico deja de ser una impresión y se puede comparar con la plata ejecutada, que es exactamente lo que pregunta un supervisor del ICBF.
Cada documento puede quedar marcado con su proyecto o contrato. Aquí los ve agrupados: todos los contratos de un CDI, de un convenio o de un programa, en el mismo lugar.
Lo que el coordinador registra cada día: quién vino, quién faltó, quién está incapacitado, quién está de vacaciones. De aquí salen la nómina, las novedades de la planilla de seguridad social y los informes al ICBF y a las alcaldías.
Con responsable y con fecha. Si la tarea se cierra con un documento —un acta, una planilla, un soporte—, pídalo aquí: la tarea no se puede dar por cumplida sin él, y así el archivo queda donde tiene que quedar y no en un chat.
Una tarea entregada no está cerrada: la cierra quien la asignó, aprobándola o devolviéndola con el motivo. Lo devuelto vuelve a la lista del responsable con la razón a la vista.
Escaneos, soportes, certificados: si Formaliza está instalada en el servidor de la organización, se suben allí y quedan disponibles desde cualquier equipo. Si no, se guardan dentro de la aplicación en este equipo.
Alguien pidió entrar a esta entidad. Apruebe indicando en qué módulos trabaja y, si aplica, en qué proyectos. Mientras no lo apruebe, esa persona no ve nada.
Marque los módulos que necesita y su administrador decide.
Cada cambio queda registrado con la persona, la fecha y el dispositivo. No se puede borrar desde la aplicación.
Solo usted puede crearlas. Si escribe el correo del administrador, esa persona queda al mando de la entidad; debe haberse registrado antes.
Al desvincular a alguien, la pestaña Retiro le recuerda qué tiene pendiente por devolver, y el acta de liquidación sale con la lista.
La autoevaluación oficial se hace en diciembre con la Tabla de Valores del artículo 27 y se registra en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales (para la vigencia 2025: del 1 de marzo al 31 de julio de 2026, Circular 027 de 2026). Esta lista usa un porcentaje proporcional: le dice exactamente qué le falta.
Lo que un inspector pide en una visita, en el orden en que lo pide. Con un botón se arma un solo archivo con todo lo que usted ya generó, con su índice y con la constancia de lo que falta. Está aquí porque la visita es del Ministerio y casi todo lo que revisa es del sistema de seguridad y salud.
Si ya vinieron, deje aquí el acta: qué revisaron, qué requirieron y para cuándo. Un requerimiento sin fecha de cumplimiento es una multa esperando.
La sanción por incumplir las normas de seguridad y salud va de uno (1) a quinientos (500) salarios mínimos, según el tamaño de la empresa (art. 13 de la Ley 1562 de 2012 y art. 30 de la Ley 1610 de 2013). El acuerdo de mejoramiento con el inspector puede reducirla; llegar sin nada, no.
Se escriben una sola vez, aquí. Desde este momento la hoja de vida de la entidad, los perfiles de cargo, la inducción y los informes los leen de este mismo lugar: si cambian, cambian en todas partes. Están en seguridad y salud porque la política del sistema y la inducción los exigen y son lo primero que pide un inspector.
Cada cargo con el cargo del que depende. Con eso la aplicación dibuja el organigrama, y de paso queda resuelto quién es el jefe inmediato en los contratos, en la inducción y en los procesos disciplinarios.
Es el estándar de «descripción sociodemográfica» del SG-SST y casi nadie lo tiene. Cada persona llena una encuesta de dos minutos desde el celular y le devuelve un código; la app arma el perfil consolidado. Los datos individuales se quedan en este dispositivo; el informe sale agregado.
Cada acción con su plazo, quién responde y ante quién. Marque lo que ya hizo: lo pendiente queda a la vista y lo vencido se va a las alertas del panel.
Todo el que ingresa —trabajador, contratista, aprendiz o voluntario— debe recibir inducción antes de empezar, y quedar la evidencia (parágrafo 2 del artículo 2.2.4.6.11 del Decreto 1072 de 2015). La constancia se envía a firma al celular de la persona, con los peligros de su cargo tomados de la matriz. La reinducción es obligatoria cuando cambian los procesos o los riesgos; hacerla cada año es la buena práctica que la app le sugiere.
La GTC 45 no es obligatoria: la ley exige una metodología que cubra todos los procesos, sedes y personas, hecha con participación de los trabajadores y actualizada al menos cada año. Empiece por las sugerencias de su tipo de operación y ajústelas.
Se formula en diciembre, arranca el 1 de enero y lo firman el empleador y el responsable del sistema. El botón le propone el plan base según su tamaño y sus peligros; usted lo ajusta.
La norma cambió: rige la Resolución 1843 de 2025 (derogó la 2346 de 2007). Los paga siempre el empleador, los practica un médico especialista con licencia, la historia clínica la custodia la IPS —usted guarda solo el concepto de aptitud— y el de egreso se hace dentro de los 5 días hábiles siguientes al retiro.
Sale del perfil del cargo. Quien no tenga exámenes definidos en su perfil no se puede programar, y quien no tenga concepto de ingreso no debería estar trabajando.
Los relojes corren desde el momento del evento: FURAT a la ARL y la EPS en 2 días hábiles; si es grave o mortal, también a la Dirección Territorial del Ministerio en 2 días hábiles; e investigación dentro de los 15 días (Resolución 1401 de 2007).
Fórmulas del artículo 30 de la Resolución 0312 de 2019, calculadas con lo registrado en Accidentes y en Ausencias. Los indicadores anuales (mortalidad, enfermedad laboral) se calculan sobre el año del mes elegido.
Los registros de capacitación, de entrega de EPP, los conceptos de los exámenes y las mediciones ambientales se conservan veinte (20) años contados desde el retiro de cada trabajador (artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015).
Lo que pide la gente todos los días. Cada tipo tiene su plazo de respuesta y su aprobador; cuando se aprueba, la aplicación genera el documento firmado. Por ahora la radica quien recibe la solicitud; el portal del trabajador todavía es solo de consulta.
El artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a todo empleador a llevar un registro especial de vacaciones con la fecha de ingreso, la de inicio y terminación del disfrute y la remuneración pagada. Esta pantalla es ese registro: expórtelo cuando se lo pidan.
Dos cosas distintas. La copia del servidor la hace una tarea programada en la máquina, todas las noches, y es la que salva la operación si el servidor se daña. La copia que usted baja es un archivo con todo lo de esta entidad, para tenerlo por fuera y poder abrirlo sin depender de nadie. Conviene tener las dos.
Descargue el archivo de respaldo y guárdelo en su carpeta de Google Drive, OneDrive o Dropbox. Contiene los datos de su empresa, el membrete, el registro de documentos y sus favoritos. Para pasarlo a otro computador, restáurelo allá.
Elija una vez la carpeta de Google Drive o OneDrive que tiene en su computador. Cada vez que genere un documento, el respaldo se guarda solo y su nube lo sincroniza. Disponible en Chrome, Edge y Opera de escritorio.
Hay datos guardados en este computador de conjuntos que ahora viven en el servidor. Mientras no se suban, usted no los ve —siguen aquí, no se han perdido— y nadie más los ve tampoco. Este botón los sube. No borra nada de este computador y no pisa lo que ya esté en el servidor: solo agrega lo que falta.
El respaldo se queda en su computador y en su propia nube. No se sube a ningún servidor nuestro: nosotros nunca vemos los datos de su empresa ni los de su personal.
Cálculo aproximado sobre año comercial de 360 días. Verifíquelo antes de pagar: las novedades de nómina, licencias y salario variable lo modifican.
Toma dos minutos. Sus respuestas sirven para construir el perfil del equipo que exige el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo; el informe se presenta consolidado, no persona por persona.
Devuelva el código por WhatsApp: es lo que carga sus respuestas.
Devuelva este código por WhatsApp a quien le envió la prueba.
Llénela desde su celular. Al terminar le damos un código que debe devolver por WhatsApp, y un archivo con todo lo que adjuntó.
Tome una foto de cada uno. Se guardan dentro del archivo que usted descarga; no se suben a ningún servidor.
Falta un paso: devolverla. Haga las dos cosas.
Un archivo con los datos de todos los empleados y, de una sola vez, todos los documentos generados y listos para enviar a firma.